档案管理制度

第一章   总则

第一条   为加强本机构档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为机构发展服务，特制定本制度。

第二条   机构档案，是指机构从事管理、项目执行以及其他各项活动直接形成的对机构有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条   项目部门和相关负责人应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章   文件材料的收集管理

第四条   机构指定专人负责文件材料的管理。

第五条   文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交主任审阅后归档。

第六条   一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第三章   归档范围

第七条   重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

第八条   本机构对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第九条   本机构的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十条   本机构与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十一条 本机构职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十二条   本机构的大事记及反映本机构重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十三条 机构的规划、年度战略计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

第四章   档案的收集与整理

第十四条   机构的归档资料实行“年度归档”制度，即：每年的1-2月为前一年机构档案资料归档期。

第十五条   在档案资料归档期，由档案管理员（如无专职可由行政部门代认）分别向各项目主管人收集应该归档的原始资料。各项目主管人应应积极配合与支持。

第十六条 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

第十七条   各项目部专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

第十八条 档案管理员根据机构的《档案管理制度》实施档案归档整理。

第五章   归档要求

第十九条   档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十条   归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十一条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，整理在一起，不得分开。

第二十二条 不同年度的文件一般不得放在一起；跨年度的总结放在针对的最后一年；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第二十三条档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十四条材料归档在每3月、6月、9月、12月分别进行一次，在归档月的25日之前必须完成现有材料整理，统一文件名称为“项目名称+项目周期”，以总项目文件夹的压缩包形式传送至办公室。

第二十五条 每一项目完结后，单独进行一次材料归档。确保档案完整性和准确性。

第六章   档案的借阅

第二十六条理事会、主任、副主任、办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

第二十七条 因工作需要，机构的其他人员需借阅非密级档案时，由办公室主任办理《借阅档案申请表》送副主任、主任处核批。

第二十八条机构档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案处阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时（特殊情况在借阅时须说明）。秘密级档案的借阅必须由主任或副主任批准。主任因公外出时可委托副副主任审批，具体按委托书的内容执行。

第二十九条档案借阅者必须做到：

（一）、爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

（二）、注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第七章   档案的销毁

第三十条 机构任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

第三十一条当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《机构档案资料销毁审批表》交主任、副主任联名审核批准后执行。

第三十二条凡属于密级的档案资料必须由获主任及副主任联名批准方可销毁；一般的档案资料，由主任获副主任批准后方可销毁。销毁时应注明销毁原因并留档取证。

第三十三条 经批准销毁的机构档案，档案管理员须认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

第三十四条 在销毁档案资料时，必须由主任或副主任或办公室主任指定专人监督销毁。

第八章   档案管理人员职责

第三十五条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

第三十六条 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

第三十七条 工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护机构档案的完整与安全。

第九章   附则

第三十八条 本制度经理事会审议通过后执行，由主任监督实施。

第三十九条 本制度的修订由办公室提出修改意见，报理事会审议通过后执行。